Go Conference GopherCon TW 2020 場務組心得

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前言

從 2020 年初就開始籌備的第一屆 GopherCon TW ，終於在 11/14(六) 美好地落幕。第一次籌備就遇上疫情問題，導致時程一再延遲，還有首次主辦 conference 經驗不足，有一些遺漏以及沒有注意到的地方，所以自認籌辦期間沒有做的很好 TT

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不得不說本次能籌辦成功，多虧總召 David 大力的主持（五星吹捧），時程安排、籌辦會議、以及細節等都處理的很好，並且非常有組織和號召力，難怪是一個好主管，非常敬佩他，希望自己也能在這部分多加油！

會議規模

預估參加人數：300 人 (比例：男 9 女 1) 議程軌： 1 主軌 / 1 天

租用場地

我們是 6 個月前預訂場地，不過有些更適合(便宜)的場地已被租出去，如果可以在 9 個月前預訂(3季的時間)會更好。

另外，因為是第一屆 GopherCon，且只有一個議程軌，希望能有一個好的開場，因此場地就朝階梯式大型會議廳的方向尋找，而會議當天呈現出來的視覺感受和體驗也確實不錯，缺點是費用真的相對較高，而且能容納的人數有限，往後如果參加的人數更多，還是會找其他非階梯式的會議廳。

攤位規劃

在租用場地時，一定要連同攤位規劃一起討論，例如會議廳外可不可以擺設攤位，攤位的數量等。由於我們這次租用的會議廳外無法擺設太多攤位，因此我們額外租用一間較小的會議廳來設置攤位，但就當天情況來說，所有的攤位都在一間房間內，出入口又不大，所以當人多的時候就顯得很擁擠，這是我覺得後續可以改善的地方。

另外，這次租用的場地，牆壁材質無法供廠商黏貼海報或其他宣傳物品，雖然可以用大頭針固定在牆上，但是會對廠商的宣傳物造成破壞，因此讓他們只好捨棄一些擺設，這也是未來租場地時要注意的地方，如果真的無法粘貼，應在攤位規劃說明書上註明清楚，才不會讓他們白帶一趟。

最後，我們本來以為在走道上的攤位會有最多曝光，沒想到參加者在休息時間都往擺設飲食的區域移動，完全不理會經過的攤位 QQ 讓我重新學到食物的威力有多驚人，也很抱歉沒有讓贊助商有預期的廣宣量。

飲食數量

這次會議有提供便當、飲料、下午茶點心，以下為剩餘數量：

  1. 便當：便當訂購量為 85%，實際便當領取量為 81%。聽從前輩意見，因為有些人不愛吃便當不會領，因此訂購數量會比訂票人數少些。

  2. 飲料：預估數量為每人可飲用 2 杯，結果實際消耗數量為 1 人 1 杯，有可能是因為只提供有糖紅茶的關係，消耗數量比預期少。此外，本來想說咖啡不會有太多人喝，所以只訂 50 杯的量，結果聽到有人反映咖啡一下就喝完，這也是可以調整的地方。

  3. 下午茶點心：點心預估數量為 1 人 3 個小點，實際發現大家好像蠻愛吃點心的，所以訂購的數量有點不足，應該抓 1 人 4 - 5 個會比較好，畢竟參加者以男性居多，吃的數量也應該抓多一點。

關於下午茶點心量不足，也有志工建議可以買價格較低的小餅乾來擺設，不但能吸引人潮，也能解決在點心上來之前只有飲料的問題。

場佈設置

因為預算都花在租豪華場地了，所以場佈相對簡單許多，只有場地告示和講者台前後背板。背板製作時間比想像中短，我們兩個背板只需要約一週時間，讓設計師有足夠的時間來設計樣式，而實際背板架設就在當天請廠商來會議廳協助處理即可。不過當天還是發生一點小意外，背板製作時沒有溝通清楚，所以當天才發現只有背板，缺少支撐背板的立架，雖然有找其他替代方案，不過效果和預期的有落差。

還有一個問題是，場地廠商不負責處理場佈相關製品的回收，所以要考慮到在撤場後，這些場佈製品該如何處理，像是哪裏可以丟棄這些物品，以及哪位志工能協助載運這些廢棄物。

其他像是海報架、路線引導線、告示牌等，都要在事前看場地廠商是否有提供並且事先預定，我們還有遇到一件事情是，因為場地在 B1，所以要在 1 樓放置海報架就需要經過 1 樓警衛的同意(在這邊感謝總召大大有事先詢問)，這些細節真的要多留意，才不會有意外發生。

注意事項懶人包

租用場地

  1. 是否有提供 wifi 租用，如果沒有就要額外找廠商來設置
  2. 注意行走動線和出入口，哪些位置可能會造成參加者誤會
  3. 廠商攤位的數量和位置，要注意整體攤位空間是否太擁擠
  4. 參加者的用餐空間
  5. 場地是否有足夠的插座，參加者能不能充電等
  6. 前一天晚上需要租下場地時段來佈置，晚上時段價格是否有打折
  7. 可能需要提供貨物寄送，供贊助商能寄送場地佈置
  8. 會議前一天，場地是否有人能協助投影機、網路、麥克風、音量等測試

場勘事項

  1. 插座位置和類型，需要多少長度的延長線
  2. 報到和休息時間的動線，哪些地方需要輔助標示
  3. wifi 手機訊號強弱評估，有提供哪些免費 wifi
  4. 測量室內高度，以利提供攤位場佈尺寸
  5. 可供擺設攤位的位置和數量(e.g. 有些會議廳外可以免費擺攤位)
  6. 注意牆壁材質和可供場佈的設施
  7. 垃圾桶、廁所距離和數量
  8. 拍攝足夠的照片資訊，以利準備攤位規劃說明書

飲食相關

  1. 食物廠商是否有保責任險
  2. 便當廚餘收拾方式、場地內可供用餐的地點
  3. 便當菜色內容最好能先詢問，供參加者參考
  4. 應根據性別、年齡、會議地點等來評估點心和便當數量
  5. 如現場有提供飲水機，飲料數量應保守評估

場佈注意

  1. 背板立架是否需要自行準備
  2. 背板材質與製作時間，廠商架設背板的時間點
  3. 會議地點的卸貨位置，有沒有停車場或是臨停位置
  4. 場地能幫忙收拾什麼種類的垃圾，可能需要自行處理大型場佈物
  5. 場佈位置是否需要告知警衛或是會佔用到其他地點